Ratgeber
XRechnung, ZUGFeRD, PDF: Welche Formate gelten?
Eine E-Rechnung muss strukturiert und maschinenlesbar sein. Entscheidend ist nicht, wie die Rechnung aussieht, sondern ob ein Programm die Daten automatisch auslesen kann.
| Format | Was es ist | Gilt als E-Rechnung? | Passt gut für |
|---|---|---|---|
| XRechnung | Reine XML-Datei nach EN 16931. Für Menschen nur mit einem Anzeigeprogramm lesbar. | Ja | Rechnungen an Behörden und an Firmen mit automatischer Verarbeitung |
| ZUGFeRD ab 2.0.1 | PDF mit eingebetteter XML-Datei. Für Menschen lesbar, für Programme auswertbar. | Ja – ausser Profile MINIMUM und BASIC-WL | Die meisten kleinen Betriebe, gemischte Kundschaft |
| EDI (z. B. EDIFACT) | Datenaustausch zwischen Firmen nach Vereinbarung | Ja, wenn alle Pflichtangaben auslesbar sind. Sonst nur bis Ende 2027 | Grössere Lieferbeziehungen mit festen Partnern |
| Normales PDF | Bild einer Rechnung ohne strukturierte Daten | Nein – gilt als «sonstige Rechnung» | Nur noch in der Übergangszeit und mit Zustimmung des Empfängers |
| Papier | Ausgedruckte Rechnung | Nein | Nur noch in der Übergangszeit |
Welches Format sollten kleine Betriebe wählen?
Für die meisten kleinen und mittleren Betriebe ist ZUGFeRD der einfachste Einstieg: Kunden ohne spezielle Software können die Rechnung wie gewohnt als PDF öffnen, Kunden mit Buchhaltungsprogramm lesen die Daten automatisch ein. Achten Sie darauf, dass Ihr Programm mindestens das Profil EN 16931 (auch «COMFORT» genannt) erzeugt – die Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht.
XRechnung brauchen Sie vor allem, wenn Sie Behörden beliefern oder ein Kunde ausdrücklich danach fragt. Gute Rechnungsprogramme können beides.
Woran erkenne ich eine echte E-Rechnung?
- Bei ZUGFeRD: Das PDF enthält eine angehängte XML-Datei (in vielen PDF-Programmen unter «Anlagen» sichtbar).
- Bei XRechnung: Sie erhalten eine Datei mit der Endung .xml.
- Ein eingescanntes oder aus Word erzeugtes PDF ist keine E-Rechnung.
Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach. Damit Sie XRechnungen lesen können, brauchen Sie aber ein passendes Anzeige- oder Buchhaltungsprogramm.
- Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zur E-Rechnung (abgerufen November 2026)